Planejamento e gestão financeira.

Reduzir custo e aumentar faturamento, este é o segredo de qualquer negócio, porém, para falar sobre planejamento e gestão financeira, precisamos de um pouco mais de tempo. Meu foco sempre foi em marketing, negócios e comunicação e sempre que sou questionado sobre planejamento estratégico, faço perguntas que deixam as pessoas inquietas:

Qual o seu risco, ou a relação entre capital próprio e de terceiros?

Qual seu objetivo de retorno sobre seu investimento?

Qual sua previsão de vendas e lucro?

Normalmente, quando montamos um novo negócio, não sabemos respondê-las e apenas intuímos que “vamos ganhar dinheiro”. Mas como podemos chegar lá?

Para isso, precisamos ter em mente dois grandes conceitos: Planejamento financeiro e Orçamento. O objetivo desta postagem não é detalhar cada um destes processos, apenas ressaltar o papel de cada uma e relacioná-las entre si.

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro comumente se confunde com o orçamento em si, mas o plano é a definição de objetivos e diretrizes e começa pelo estabelecimento de princípios que vão nortear todo o processo. Vamos passar por alguns destes princípios antes de continuar:

1. Descentralização — Este princípio faz com que o orçamento saia da cabeça de umas poucas pessoas, normalmente a alta gestão, e chegue a todos os níveis da empresa, transformando sua equipe em corresponsáveis pelo atingimento dos objetivos. A descentralização força a reorganização corporativa, saindo de centros de custos e departamentos para centros de negócios.

2. Orientação por objetivos — De modo a atingir resultados, estes centros de negócio precisam possuir objetivos claros, de modo que seja visível o investimento que a empresa está fazendo na busca de um objetivo. A correta contabilização por área de responsabilidade atribuirá resultados precisos posteriormente.

3. Expectativas realistas — Seu plano deve ser o mais realista possível, prevendo corretamente despesas e receitas. Ser pessimista ou otimista neste processo pode resultar em má alocação de recursos e diminuir seu resultado. Um orçamento não deveria ser imposto, ele deveria ser construído com a participação dos responsáveis pelos resultados, garantindo a viabilidade dos números planejados.

4. Comunicação integral — Todos na organização já sabem do orçamento pelo princípio da descentralização, entretanto, apenas com uma comunicação clara e objetiva, pode haver transformação cultural e fazer com que as pessoas “comprem” a ideia.

5. Acompanhamento — Um plano ou orçamento é um referencial de início, seu potencial se realiza com o acompanhamento e gestão deste documento, verificando divergências entre o real e o planejado para criar alternativas. Veja que o plano não é um documento estático, pois a cada iteração ajustes são feitos.

Entendidos os princípios, temos que definir as diretrizes, cenários e as premissas do planejamento para que ele seja efetivo e só então seguir para o orçamento.

As diretrizes podem ser consideradas objetivos, o que a empresa quer naquele ano, o lucro esperado e de onde ele virá, e, sabendo o que queremos, precisamos saber quais são nossas chances, ou melhor, entender quais os possíveis cenários, otimistas ou pessimistas, que irão prevalecer durante o período de vigência do plano.

A elaboração de cenários é seu elo com a realidade, é aqui que você antecipa movimentos do seu mercado consumidor, dos seus concorrentes e do governo, impactando por vezes sua mão de obra, acesso a crédito ou mesmo o consumo. É apenas depois do detalhamento dos cenários que você deve decidir pelas premissas, ou seja, definir qual o cenário mais provável para que a empresa inteira elabore o orçamento, com todos olhando para as mesmas coisas.

Orçamento financeiro

O orçamento é a parte operacional do planejamento financeiro. É no orçamento que as áreas colocam suas ideias para atingimento dos resultados da companhia, dentro de suas responsabilidades, é claro.

Independentemente da quantidade de departamentos de sua empresa, a elaboração do orçamento se divide em quatro grandes blocos: Marketing, PSPE (Plano de Suprimentos, Produção e Estocagem), Investimentos e Recursos Humanos. Vamos detalhar cada um deles a seguir:

• - Plano de Marketing — No plano de marketing, de acordo com a literatura (não importa se você é do comercial), estão as ações de promoção de vendas, de branding e a previsão de vendas. Promoção de vendas são as ações de comunicação e relacionamento e branding o investimento institucional na marca. Mas é na previsão de vendas que quero dar destaque, este é o ponto onde vejo maior dificuldade em minhas conversas e aulas. Na previsão de vendas, ou forecast, devem ser elencados quais regiões e segmentos de clientes alvo, com seus respectivos volumes de venda. É no forecast que serão declaradas todas as fontes de receita e é com base nisto que a empresa ajustará toda a sua capacidade produtiva e de investimentos.

• - Plano de Suprimentos, Produção e Estocagem — Depois de uma boa previsão de vendas temos que ajustar a produção para garantir a máxima eficiência. Tudo custa e é aqui que discutimos melhor lote de compra, custo de estocagem, prazo de produção, escala de produção para que os recursos alocados não impactem outras oportunidades.

• - Plano de investimentos — Não é direcionado ao investimento financeiro e sim ao investimento operacional focado na ampliação da capacidade produtiva e anda lado a lado com o PSPE e com o plano de marketing. A grande questão deste ponto é garantir que investir no ativo é mais vantajoso financeiramente do que não investir e limitar a produção.

• - Plano de Recursos Humanos — É no plano de recursos humanos que se define o organograma e a quantidade de pessoas da sua estrutura para atingir os resultados esperados. Além da organização em si da empresa, é aqui que são alocados os custos de treinamentos, promoções, desligamentos, salários e encargos.

Existem várias metodologias de criação de orçamento, porém este assunto será abordado em outra publicação. Cada grande área elabora seu próprio orçamento em sistemas ou planilhas e direciona ao departamento financeiro para consolidação, relacionamento e análise frente às diretrizes estabelecidas.

É neste processo que é feita uma projeção dos resultados do exercício, um documento fiscal e contábil que é um modelo de gestão estabelecido. Não chegando ao resultado, cada área revisita seu orçamento para eliminar custos sem comprometer a entrega e, no caso do marketing e comercial, também são feitas novas análises sobre como ampliar a receita.

Espero que tenha ajudado você a compreender um pouco da gestão financeira.

Até breve!

Forte abraço.

Artigo originalmente publicado por Mauricio Guimarães em 19/01/2021.